ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ข้าราชการกรมที่ดิน จำกัด

ว่าด้วยการเก็บรักษา  ยืม  และการทำลายเอกสารของสหกรณ์

..  2544

---------------

              อาศัยอำนาจตามความในข้อบังคับของสหกรณ์ออมทรัพย์ข้าราชการกรมที่ดิน  จำกัด  เลขทะเบียนข้อบังคับที่  . 032444  ข้อ   58   (9)  และข้อ   77  (8)  ที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ  ครั้งที่  12/2544  เมื่อวันที่  27  ธันวาคม  2544  ได้กำหนดระเบียบว่าด้วยการเก็บรักษา  ยืม  และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ดังต่อไปนี้

                ข้อ  1.  ระเบียบนี้เรียกว่า    “ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ข้าราชการกรมที่ดิน จำกัด  ว่าด้วยการเก็บรักษา  ยืม   และการทำลายเอกสารของสหกรณ์   ..  2544”

                ข้อ  2.  ให้ใช้ระเบียบนี้ตั้งแต่วันที่  28  ธันวาคม  2544   เป็นต้นไป

                ข้อ  3.  ให้ยกเลิก   ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ข้าราชการกรมที่ดิน จำกัด   ว่าด้วยการเก็บรักษา  ยืม  และการทำลายเอกสารของสหกรณ์  ..  2540

                บรรดาประกาศ    มติที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการอื่นใดที่กำหนดไว้แล้วในระเบียบนี้   หรือซึ่งขัดแย้งกับระเบียบนี้   ให้ใช้ระเบียบนี้แทน

                ข้อ  4.  ให้ประธานกรรมการรักษาการตามระเบียบนี้   และมีอำนาจตีความและวินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้

                ข้อ   5.  การเก็บรักษาเอกสารในระหว่างปฏิบัติคือ  การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น

                ข้อ   6.  การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้วให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายธุรการแยกเอกสารนั้น        เป็นเรื่อง     เย็บเข้าเล่มหรือเก็บเข้าแฟ้มพร้อมทั้งทำบัญชีหน้าเรื่องหรือบัญชีเรื่องประจำแฟ้มด้วย เอกสารใดซึ่งไม่สามารถเก็บโดยวิธีดังกล่าวได้     ให้มัดรวมเข้าด้วยกันเป็นหมวดหมู่ของเอกสารนั้น    ด้วย   เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการค้นหาเป็นสำคัญ  

              เมื่อทำการตรวจบัญชีประจำปีเสร็จเรียบร้อยแล้ว  ให้เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารรวบรวมเอกสารที่ทำการตรวจบัญชีแล้วนั้น    เก็บไว้ในที่อันปลอดภัย

                ข้อ  7.  ให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้น       หรือเจ้าหน้าที่เก็บรักษาระมัดระวังเอกสารให้อยู่ในสภาพเรียบร้อยและปลอดภัย     ถ้าชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ได้เหมือนสภาพเดิม    หากสูญหายต้องทำสำเนามาแทนให้ครบบริบูรณ์เท่าที่จะทำได้

    ข้อ  8.  การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว   ให้ปฏิบัติดังนี้   

                            8.1  ผู้ยืมจะต้องให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะใช้ประโยชน์ในการใด

                            8.2  ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ  และลงชื่อในสมุดทะเบียนยืมเอกสารและให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืมเรียงลำดับ   วันที่    เดือน   .. ไว้เพื่อสะดวกในการติดต่อทวงถาม

                            8.3  การยืมเอกสารของสหกรณ์ต้องได้รับอนุญาตจากประธานกรรมการ   หรือ      รองประธานกรรมการ  หรือผู้จัดการ  หรือผู้ช่วยผู้จัดการ

                            8.4  ในกรณีที่เอกสารซึ่งต้องเก็บเป็นความลับ ห้ามเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้น  หรือเจ้าหน้าที่ผู้เก็บอนุญาตให้บุคคลภายนอกยืมดู   หรือคัดลอกเป็นอันขาด    เว้นแต่ผู้มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ    หรือเกี่ยวกับการดำเนินคดี

                ข้อ  9.   ตามปกติเอกสารจะต้องเก็บไว้มีกำหนดไม่น้อยกว่าสิบปี   ส่วนเรื่องที่เก็บไว้ที่เห็นว่าไม่มีประโยชน์   หรือเป็นเรื่องธรรมดาสามัญจะเก็บไว้ไม่ถึงสิบปีก็ได้    โดยจำแนกเป็น 3 ประเภท   คือ 

                            9.1  เอกสารที่มีลักษณะดังต่อไปนี้   ให้คงเก็บรักษาไว้ตลอดไป  คือ

                                  . หนังสือที่ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานของสหกรณ์ตลอดไป   เช่น   เรื่องที่เกี่ยวกับการจัดตั้งสหกรณ์  ข้อบังคับ  ใบสมัครเข้าเป็นสมาชิก  ทะเบียนสมาชิก  รายงานการประชุม  บัญชี  และทะเบียนต่าง ๆ  หลักฐานการตรวจบัญชี  รายงานกิจการประจำปี  สถิติต่าง ๆ  ตลอดจนหลักฐานหรือเรื่องที่จะใช้ศึกษาค้นคว้าต่อไป

                                  . หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี    หรือสำนวนของศาลอัยการ   หรือ สำนวนของพนักงานสอบสวน

                            9.2   เอกสารที่เก็บไว้ไม่น้อยกว่าสิบปี    คือ    หลักฐานการเงินต่าง ๆ 

                            9.3   เอกสารที่เก็บไว้ไม่ถึงสิบปีแต่ไม่ต่ำกว่าห้าปี   เช่น   หนังสือขอเปลี่ยนแปลงเงินค่าหุ้นรายเดือน   หนังสือขอลาออกจากสหกรณ์   คำขอกู้เงินทุกประเภท   เป็นต้น

                ข้อ 10.  ในปีหนึ่ง    ให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารที่สมควรจะทำลาย    แล้วยื่นหนังสือเสนอต่อคณะกรรมการดำเนินการเพื่อพิจารณา   เมื่อเห็นว่าควรทำลายเอกสารได้   ให้ตั้งกรรมการทำการคัดเลือกเอกสารและควบคุมการทำลายขึ้นอย่างน้อย  3  คน   โดยมีหน้าที่ดังต่อไปนี้

                            10.1   คัดเลือกเอกสารตามระเบียบว่าเอกสารเรื่องใดควรทำลายได้

                            10.2   เสนอรายงานและบัญชีรายชื่อเอกสารที่สมควรทำลายต่อคณะกรรมการดำเนินการเพื่ออนุมัติ

                            10.3   แสดงรายงานและบัญชีรายชื่อเอกสารที่ได้รับอนุมัติให้ทำลายได้  และมอบสำเนาให้เจ้าหน้าที่เก็บเพื่อบันทึกในหนังสือเก็บและบัญชีประจำเรื่อง  หรือประจำหมวดหมู่  หรือประจำแฟ้ม

                            10.4   ควบคุมการทำลายหรือทำลายด้วยตัวเอง   การทำลายอาจใช้เครื่องมือเผา  หรือวิธีอื่นใดตามความเหมาะสม

                            10.5   เสนอรายงานผลการปฏิบัติให้คณะกรรมการดำเนินการทราบ    และมอบให้เจ้าหน้าที่เก็บรายงานนั้นไว้เป็นหลักฐานด้วย

 

ประกาศ     วันที่   27   ธันวาคม   2544

ว่าที่  .. สอาด   ชมบุญ

(สอาด   ชมบุญ)

ประธานกรรมการดำเนินการ

สหกรณ์ออมทรัพย์ข้าราชการกรมที่ดิน  จำกัด